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提高工作效率的9种方法

你是不是没有把工作日需要做的所有事情都做完?有时我们会觉得一天没有足够的时间去做所有必须做的事情。你可以延长你的工作时间,也可以更聪明地工作。要想更有效率,就需要对你的时间进行深思熟虑的管理。

很难知道从哪里开始安排你的时间。这里有一些策略可以提高你的工作效率,更聪明地工作。

跟踪你的时间

你可能认为你很擅长知道你在每一项任务上花费了多少时间。然而,调查显示,只有17%的人能够估计时间的流逝。时间管理应用,比如救援时间可以用来让你知道你在日常活动上花了多少时间,包括你在社交媒体和回复邮件上的时间。

定期减免

你可能不想在做一个长时间的项目时失去流动或注意力,这可能会导致你无法休息。重要的是要注意,如果你精力耗尽,你的工作就会受到影响。

研究表明,在工作日有规律的休息可以改善你的情绪,帮助你集中注意力。在长时间的任务中,这可以帮助你保持一个稳定的表现水平,而不是因为你休息了,而随着工作时间的推移而下降。安排时间在办公室里走走,或者喝杯中午的咖啡。

设定截止日期

压力通常被认为是一件坏事,但自我施加的可控程度的压力实际上可以帮助我们集中精力,实现目标。当你面对的是开放式任务的时候,试着给自己定一个期限,然后严格遵守。你可能会发现,有一个看时间的理由会让你更有效率,更专注。

对会议说不

工作日最大的浪费之一是会议。然而,不知何故,我们一直在预订他们。平均办公室工作人员每月花费超过31小时的不良会议。下次您预订会议问自己,是否可以通过电子邮件,电话或基于Web的会议完成相同的目标或任务。尝试替代沟通方法以节省所有人。

停止多任务

我们往往认为多任务处理能力对生产力和效率很重要,但事实恰恰相反。事实证明,尝试同时做几个任务会导致时间和生产力的损失。当我们认为自己可以同时处理几项任务时,我们是在欺骗自己。相反,在开始下一项任务之前,要养成专注于一项任务的习惯。一次只专注于一件事会帮助你更快地完成任务清单。

设定小的目标

着眼于大局可能会让人望而生畏。

在你的日程表上把你的大项目分解成小任务。这会让你觉得一切都在掌控之中,让你更加积极主动。每天跟踪这些小任务,你会让你的大项目看起来不那么势不挡。

通勤聪明

人们在上下班的路上要花很多时间。这是玩《Candy Crush》、浏览Facebook或小睡的好时机。然而,你可以在这段额外的时间里更有效率。为什么不利用你的通勤时间回复一些电子邮件,制定你的每日任务清单,或者做一些头脑风暴呢?

使用“两分钟规则”

利用一小段时间来做实际的工作,提高你的工作效率。

企业家和有影响力的内容战略家Steve Olenski表示,实施“两分钟规则”可以充分利用你必须工作的小时间。这个想法是,如果你看到一项任务或行动,你知道可以在两分钟或更少的时间内完成,立即去做。马上完成这个任务实际上比以后再做这个任务花费的时间要少。

关闭通知

试着积极主动而不被动,安排一个时间检查你的邮件,语音邮件和短信。当你专注于手头的任务时,关掉你的通知。在工作期间,小时有安排的时间来处理通知。

本文还将讨论:

如何提高团队的工作效率?

如何提高团队的工作效率?

作为管理者,你总是在寻找提高团队生产力的方法。你需要授权你的员工来计划,优先排序和简化他们的工作。这将有助于你的公司,因为目标将更快地实现,更少的时间将浪费在无意义的任务和问题将被有效地解决。

因此,这里有一些简单的策略来提高你的团队的生产力。

计划和设定目标

项目的成功很大程度上依赖于您设定的可执行目标以及为实现这些目标而制定的计划。

通过设定正确的目标和准确地衡量团队的效率,确保你在为团队的成功设定目标。

从确定和量化你的任务开始。为了获得资格,确定对项目成功至关重要的基本任务,并将这些任务分配给有能力完成这些任务的团队成员。要进行量化,就要把你的目标转化为目标——无论是要达到的销售数字还是你一天内完成的代码行数。

这些目标现在是你的团队可以为之努力的可交付成果,并且可以指定具体的截止日期。这样你就能清楚地知道你离完成一项任务还有多远。

沟通责任明确

明确团队成员在实现目标过程中的角色,为他们的成功奠定基础。与每个团队成员进行一对一的会议,交流他们的优先事项和你对他们角色的期望。明确你对他们的要求,并给出两三个你希望他们关注的领域。

另外,明确你希望他们在一项任务上投入多少时间。如果你因为一件意想不到的事情或会议而需要他们转移注意力,直截了当。

没有必要事无巨细地管理,你只需要简单地描述你想要达到的结果,然后避开他们,让他们决定最佳的解决方案。告诉别人如何完成工作的每一步,会给你的业务制造瓶颈。

介绍通信工具

使用现代工具来共享文件和交流,可以为你的公司节省很多时间。很多公司使用低效的沟通方式来共享文件,进行内部沟通,导致文件很容易丢失。

当你的团队正在处理一个大项目时,确保你所使用的平台能够让你与团队进行即时沟通和更新。这种实时聊天可以让您立即解决问题和头脑风暴,帮助您避免浪费时间的会议。

限制干扰

员工平均每3分5秒就会被打断一次,要花23分钟才能回到正轨。该调查还显示,在私人办公室里,49%的任务会定期被打断,而在开放式办公室里,这个比例则升至63%。

提高工作效率的最大障碍之一是工作场合的干扰。解决这个问题的一个好办法就是给员工一个安静、不受干扰的工作环境。

提供优惠政策

当每个人都知道他们在为比正常工资稍微多一点的东西工作时,他们就会工作得更努力、更好。提供奖励可以向你的团队表明,他们会因为完成了一项工作或实现了一个目标而受到赞赏。你团队中的这种动力将帮助他们提高生产力。

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