在一周的工作时间里,我记录下了每一分钟的工作时间

记录一周的时间让我大开眼界,结果令人惊讶。


三周前,我决定做一个实验:我连续一周记录工作日的每一分钟,看看时间记录是否真的有任何好处。

我以前读过关于时间跟踪如何提高工作效率的文章,但我一直不愿意这样做。为什么?

为业主建造

我对时间跟踪的好处。但经过深思熟虑,我意识到这并不是唯一的原因——事实上,还有其他原因:

突破追踪时间的不适感

不愿意记录自己的时间源于担心自己会意识到自己的效率有多低,然后不得不投入额外的工作来弥补这种情况。

我们如何避免可能导致更多工作的情况,这不是很有趣吗?尤其是那些需要我们承认有些事情不太对的情况?

这种不情愿也源于在后台运行计时器的想法。我把它比作一只小鸟在你的肩膀上,它在检查你的每一个动作。谁想要那种不舒服?

尽管如此,我还是试了一下。周一早上(2018年2月19日)-我开始跟踪我整个工作周的时间使用FreshBooks的时间跟踪功能。在这个过程中,我把我所有的感觉都记录在了日记里。在这篇文章中,我将分享这些感受以及我在这个过程中学到的东西。



第一天:有不适感,但时间不长

登录FreshBooks后,访问他们的“时间跟踪”功能并安装方便的FreshBooks Chrome浏览器扩展,我开始了我的第一个计时器。

Chrome时间跟踪

你猜怎么着?我所担心的那种不安抬起了它丑陋的头。我对计时器很清楚,所以我发现工作很困难。但你知道吗?我努力克服这种不适,不久我就忘记了。

第一个计时器嘀嗒响了90分钟,然后我暂停了。然后我分配具体的客户和项目,选择工作类型,标记时间为计费和记录时间。瞧!我正式录下了我的第一个计时器!

在第一天结束的时候,我在时间跟踪仪表板上查看了我的进度,我总共记录了5小时34分钟的实际工作。

时间跟踪仪表板

我的第一个计时器是我当天唯一做的客户工作,剩下的四个小时都花在学习和工作上,与我经营的在线业务是独立于我的写作业务。

当我审视自己的进步时,一种有趣的感觉压倒了我:我感到一种巨大的成就感,因为我确切地知道了我的工作日是如何度过的。

第二天到第三天:我的专注力大大提高了

我带着这些感觉和这种积极的能量进入了第二天和第三天。现在,我不仅可以很舒服地使用计时器,而且还变得更加专注了。

知道我在跟踪我的时间给了我动力,以确保我充分利用它。我并没有屈服于搜索Facebook动态的欲望,也没有在收到邮件时立即回复。

相反,我划清了范围,开始批量处理我的任务。例如,我在早上回复所有的电子邮件,而不是在一天的空闲时间。随着注意力的提高,我在第二天和第三天的时间分解如下:

  • 第二天:我日志了6小时8分钟,花了一个小时为客户写博客,剩下的几个小时完成我的网上业务。
  • 第三天:我记录了8小时20分钟,花了我一天的大部分时间为一个客户完成一篇博客——确切地说是5个小时。剩下的三个小时我都花在网上业务和回复电子邮件上了。

仅通过三天的时间跟踪,我的注意力就提高了十倍。我也清晰地勾勒出了我是如何利用我的工作时间的:在我的头三天里,我大约工作了20个小时,其中7个小时是有报酬的。



第四天到第六天:我成了一个计划大师

推销时间跟踪的好处,我现在集中精力更好地利用我的工作时间。我在前一天晚上就开始计划我的一天。我写下第二天要完成的关键任务。这可能是1到3个关键任务—取决于我对它们所花费时间的估计。

当我完成这些项目后,我在日记里划掉它们,然后继续做其他的事情。完成当天的所有工作后,我要么请假,要么转到其他一些不那么重要的任务上去。

在这周剩下的时间里,我继续记录我的客户和项目的时间。当我看到自己在这些客户和项目上花了多少时间时,我的成就感就会增加。

从第4天到第6天,我的时间日志如下:

  • 第四天:3小时05分为客户写一篇博客提纲,4小时10分钟写社交媒体日程安排和完成一本商务电子书。
  • 第5天:1小时32分钟完成客户前一天的博客文章,5小时30分钟完成业务增长策略。
  • 第六天:我总共花了5小时08分钟,把所有的时间都花在为一个客户写电子书上了。

到周末,我从周一到周六总共工作了39小时30分钟(是的,我有时在周六工作)。并且,通过在时间跟踪仪表板上回顾我那一周的时间,我对我到底在做什么有了一个概述。

那么,通过整整一周的时间跟踪,我学到了什么呢?

以下是我从这些数据和我的经验中学到的:

1.我是如何度过我的时间的

我在两个核心领域交替工作:客户工作和我的在线业务。我也花了一小部分时间在行政任务(例如,电子邮件)和学习上。

深入挖掘这39小时30分钟的数据,我花了:

  • 客户工作17小时(付费)
  • 1小时30分钟学习(无偿)
  • 2小时30分钟完成管理任务(无薪)
  • 18小时30分钟在线业务(目前未支付)

我显然在无偿工作上花了更多的时间。



2.我应该花更多的时间在这上面

花更多时间在无偿工作上不一定是件坏事。毕竟,学习对我自己和我的写作事业是一种投资。而且,虽然我现在还没有从我的网上生意中赚到钱,但是通过花时间在上面,我很快就会赚到钱的。

然而,我确实有账单要付,而且我从写作中赚了不少钱。与在线业务相比,花更多的时间在写作业务上似乎是合理的。此外,通过赚更多的钱,我可以投资在网上业务。

每周节省11小时

此外,我发现我的大部分时间都在和一个客户打交道。虽然我确实有几个合作客户,但工作往往是零星的,因此也就有了收入。这告诉了我一件事:我需要花更多的时间来营销自己,以获得更多的客户。

  • 我有几个来源的收入
  • 我不只依赖一个客户

事实上,我在这周没有为我的写作业务做任何市场营销,这进一步证明了市场营销是我应该关注的一个领域。

你知道你应该把重点放在哪些方面吗?

3.我们花在工作上的时间比我们想象的要少得多

如果你用我工作的总时间除以天数,我实际上平均每天只工作6小时35分钟。它会让你意识到你每天工作8到9个小时的时间是多么的少。

我一直都知道你不可能一直都很有效率。毕竟我们是人类而不是机器,但亲眼看到数据让它成为现实。我也意识到:

重要的是要充分利用你的工作时间
最重要的是,你要知道什么时候工作最好,什么任务最适合你

例如,对我来说,我最有效率的工作时间是早上7点到下午14点。我喜欢早上写作,晚上把时间花在行政工作和市场营销上。

你什么时候工作最好?

4.不适通常只是暂时的

我们经常把新事物放在一边,不去尝试它们,因为我们要么告诉自己:“这对我没用。”或者“因为某些原因,我不想尝试这个。”

对我来说,计时器会引起的不适正是原因所在。当这种感觉得到证实时,它很快就消失了。这个场景提醒我们——就像生活中的大多数事情一样——随着时间的推移,我们会获得舒适。

想想你现在做的任何事情都是你的第二天性,比如与客户通过电话聊天,拥有钱的对话甚至每天都去健身房。第一次做这些事情的时候,你会感到非常不舒服,但是你做得越多,你就会变得越舒服。这也没什么不同。



5.时间跟踪确实有很多好处

我的实验打消了我对追踪时间的好处的怀疑。在后台设置计时器是一种催化剂,它让我思考自己工作日的每一分钟到底是如何度过的。

通过跟踪我的时间,我提高了我的注意力,计划和生产力。而且,这一切都发生在一个星期之内!在接下来的几个星期里,我继续记录我的时间,并在写这篇文章的时候继续这样做。

现在我鼓励其他人也试一试:就在最近,我让一位写文案的朋友记录下她的时间,看看有什么不同。

你为什么不做同样的事呢?跟踪你的时间用一个星期的FreshBooks看看有什么不同。谁知道呢,你可能会发现——就像我一样——时间跟踪提供了几个好处,实际上改善了你如何经营你的业务。



关于作者

自由职业者和FreshBooks客户尼克·达林顿(Nick Darlington)是FreshBooks的客户,也是一名小企业主,他在阳光明媚的南非的家中经营写作生意已经快四年了。当他不分享他关于如何成功经营、管理和发展一家小型服务企业的知识和经验时,他是在帮助有抱负的知名作家取得成功WriteWorldwide