现在是时候学会爱你的总账了


总账是你生意成功的关键。如果使用正确,它可以成为您的业务最重要的报告工具。

几个世纪以来,企业一直使用总分类帐作为记录其业务中所有金融交易的主文件。但是,它是如何工作的呢?

首先在将它们转移到分类帐之前首先在期刊中记录事务。您可以在借记卡或信用栏中分配交易到两个不同的帐户。目标是确保借记和学分相等,基本会计方程式(资产=所有者股权+负债)余额。

总分类帐是会计过程中很重要的一部分。但分类帐不仅仅是一份主文件,当然也不仅仅是一份会计记录。

这篇文章将揭示《分类帐》所提供的魔力——我敢说——帮助你爱上它。我们将强调它的许多好处,并向您展示为什么它是您的业务中最重要的报告工具。



你的总分类帐的6个令人信服的好处

1.提供一个主记录

分类账记录了你整个企业的所有金融交易。你可以在一个地方访问所有的金融交易;你不需要去挖掘每个日志条目来找到它。在纳税季节,一份主记录会更有帮助。

2.简化纳税申报表

有没有发现自己在报税季节跑来跑去?你仔细检查电子邮件、旧发票和许多日志条目。不仅压力很大,而且很耗时间。

输入总帐!

通过准确地记录费用和收入,你就有了一个交易的中央记录。这将帮助你构建准确的支出和收入报告,这样报税就变得轻而易举了。

3.报告真实的收入和费用

每月把日记账转到你的分类帐上,你就能掌握你的支出,并相应地调整你的预算。

4.有助于平衡账目

你的分类帐是创建试算平衡的基础。这对于检查你的借方和贷方是否平衡,以及会计等式是否平衡是至关重要的。

5.精确定位异常交易

通过分析你的分类帐,你可以找出不寻常的交易。这些交易可能是偶然的错误,比如你的账户的双重借记,也可能是某人为了经济利益故意欺骗你。

6.有助于发现欺诈

Bridgepoint咨询公司的玛吉·莱因哈特提到对一家公司的审计发现,他们在不同账户之间移动日记账,以描绘破产的画面。

这些条目使资产和权益减少了2000万美元。为什么一家公司要这么做呢?他们不想偿还最大的债权人他们欠的一千万美元。

7.重要的报表工具

分类帐对于决定你的企业的财务健康状况是至关重要的。它是编制三个关键财务报表的基础:现金流量表、损益表和资产负债表。

这些报表可以帮助您跟踪利润、损失和财务状况。没有分类帐和报表,你的企业的财务状况仍然是一个谜。



现金流量表

这个说法告诉你有多少现金流入或流出。换句话说;它会告诉你如何赚钱和花钱。

如果流入大于流出,则为正现金流。如果你正在为偿还贷款、支付员工工资和支付其他运营费用而苦苦挣扎,那么你很可能出现了赤字。

你的现金流量表记录了经营、投资和融资活动的现金,是你的流动性和短期生存能力的良好指标。

损益表

损益表也被称为损益表,它报告的是企业短期的盈利能力,通常是一个月、一个季度或一年。

与现金流量表不同,它包括非现金项目,如折旧。它提供经营活动和非经营活动收入和费用的摘要。

“经营”部分包括与公司经营相关的收入和支出,非经营性部分包括非经营性收入和支出。

站高

管理层会用它来评估盈利能力和业绩,而外部投资者和债权人会用它来进行风险评估。

损益表行项目包括销售,租金费用,利息费用和处置资产损失。

资产负债表

资产负债表就像温度计,显示你的业务是否健康。忽视它可能是致命的。”诺姆·布罗斯基,Inc贡献者

这两句话总结了资产负债表对你的企业的重要性。资产负债表有助于确定你的公司在特定时期的财务状况。它显示你拥有什么(资产),你欠什么(负债),以及你的企业对股东的价值(权益)。

如果你的资产与负债的比率低于1:1,你的企业在技术上已经破产。通过经常更新和检查你的资产负债表,你可以避免这些情况。

但资产负债表还有其他好处:它让银行知道你是否有资格获得信贷,并帮助投资者做出明智的投资决定。



结论

你的分类帐远不止是你公司财务交易的总会计记录。这是一个能为你的企业带来很多好处的记录:

  • 你的总账提供了一个主记录
  • GL也使报税变得轻而易举
  • 它有助于平衡账目
  • 它会报告真实的收入和支出,这样你就可以调整预算
  • 帮助您识别不寻常的交易和欺诈

更重要的是,它是一种用来编制三种关键财务报表的报告工具:资产负债表、损益表和现金流量表。

使用它们来评估您的流动性、盈利能力和业务健康状况。

所以,与其把你的账簿仅仅看作是另一份文件,也许是时候把它看作一种强大的报告工具了?一个可以帮助你处理财务问题,一个可以提高业务表现。



关于作者

自由职业者和FreshBooks客户尼克·达林顿(Nick Darlington)是FreshBooks的客户,也是一名小企业主,他在阳光明媚的南非的家中经营写作生意已经快四年了。当他不分享他关于如何成功经营、管理和发展一家小型服务企业的知识和经验时,他是在帮助有抱负的知名作家取得成功writeworldwide.