19种远程协作工具,让您的团队在2021年(以及以后!)

无论您的团队在哪里工作,您需要的所有远程协作工具都可以提高生产率和效率。


早在2020年,COVID-19迫使许多公司转向完全远程运营——其中许多公司a)不希望转向远程运营,b)没有为这种转变做好准备。

幸运的是,有大量的工具可以让你的团队合作——无论他们是在大厅里、在城市里、在全国各地还是在世界各地——更容易更有效率(而且,在今天的环境下,更安全!)

但是,您和您的业务需要有效管理您的团队的必备工具是什么,使他们能够尽最大的工作,并确保每个人都觉得与您的公司和使命相关 - 无论他们在哪里工作吗?

让我们来看看你需要的19种远程团队工具,你可以在2021年有效地运行你的业务和远程管理你的团队。

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为什么远程协作工具如此重要?

先做重要的事。在我们跳进远程团队协作工具之前你需要让你的业务,你的团队,和每一个团队成员而他们远程工作,让我们来谈谈为什么这些工具是如此重要,以及如何让更好、更有效的工作当你的团队分布在多个位置。

允许远程团队之间协作的工具是必须的,原因有很多,包括:

  • 这些远程工具将您所有重要的工作和交流保存在一个地方——即使您的团队不这样做。当您的团队成员在不同的位置工作时,可以轻松地在洗牌中进行混乱或丢失。即使您的团队在多个地方工作,遥控团队的协作工具有助于保持所有偏远工人的可交付成果,谈话和工作,即使您的团队在多个地方工作。
  • 远程协作工具帮助分布式团队保持联系……当你的团队在场外管理他们的工作时,他们很容易一整天都感到孤独——尤其是如果他们在流感爆发前就习惯了在你的办公室工作的话。远程协作平台可以帮助您的团队在远程团队成员之间保持一种联系感——即使他们不能亲自联系。
  • ,富有成效的。当你和其他人在一起工作时,你可能会遇到一些挑战——完成工作可能会更困难,更耗时。正确的工具可以帮助每个人在需要的时候得到他们需要的东西,并一起实时完成工作,保持团队的高生产力。
  • 远程工作已经存在了。新冠肺炎开启了远程办公时代,即使疫情得到控制,远程办公也将继续存在。如果你想要你的企业为了保持竞争力,提供灵活的工作选择,包括选择远程工作和/或在家工作(至少部分),是一个必须对很多候选人,以确保你的团队和业务功能在最高的层次上,你需要适当的远程工具。

远程协作工具可以让您的团队在远程工作的同时做到最好——并帮助您的业务在此过程中茁壮成长。

但是你需要什么样的远程支持 - 每个类别中最好的工具是什么?

沟通

如果你想让你的员工(和你的企业)成功,有效的沟通是必须的——但当你的员工远程工作时,这尤其重要。

当您的团队成员在不同的位置工作时,沟通不同。They can’t stop by another employee’s desk to ask a question, grab coffee or lunch with the other employees in their department, or have a face-to-face meeting to discuss a new project or catch up with what’s going on within the company.

幸运的是,有很多数字通信应用程序可以让你轻松有效地与同事、同事和员工沟通——无论你在哪里工作。

让我们来看看一些最适合远程工作人员的通讯应用。

1.变焦

谈到2020年的远程工具,你不能不谈到变焦。这种视频会议软件已成为大流行期间远程通信的一个关键角色,大大小小的公司在远程工作时使用该服务与团队进行面对面的连接。

无论您是想与您的团队成员一对一地联系,还是与您的整个团队主持一次全体会议,Zoom都可以轻松地通过任何设备(包括桌面、笔记本电脑和移动设备)发起、主持和记录虚拟会议。

它复制了面对面合作的体验,这可以帮助你的团队在远程工作时保持联系。

除了视频会议,Zoom还提供聊天和内容共享功能(包括屏幕共享),当您与远程团队一起工作时,可以更好地进行沟通和协作。

Zoom提供免费套餐,但两人以上通话时间限制在40分钟以内。为了和你的团队主持更长的会议,你需要升级到平台的付费计划之一起价为每月14.99美元。

2.谷歌相遇

如果你正在寻找一个Zoom替代品,并使用谷歌工作区(以前的G Suite),你绝对应该退房谷歌相遇

像缩放一样,Google遇到允许您在设备上各种安全的视频会议选项(通过Web浏览器或通过Google Meet应用程序),包括一对一的会议,小组合作和更大的群体视频会议(哪个当您立即收集整个工作人员时,请携手即用。

谷歌Meet还提供了与谷歌工作区应用程序的无缝集成,如Gmail、Calendar、Drive和docs——所以如果你的业务运行在谷歌上,使用Meet绝对是有意义的。

谷歌Meet有免费计划,但免费版本的会议时间不超过1小时,最多有100人参加。通过升级到工作场所基本计划从每个活跃用户每月8美元起),用户可以获得许多附加功能,包括延长会议时间(最长会议时间为300小时),每次会议增加2021欧洲杯竞猜规则到150人,以及共享驱动器功能。

Workplace Essentials Plan还可以录制视频会议并上传至谷歌drive -所以你永远不用担心丢失重要会议的内容。

3.松懈

实时通信和协作对于远程团队至关重要。如果您想支持更好的实时协作 - 并保持员工通信组织 - 您肯定希望考虑松弛。

Slack是一个基于渠道的交流平台,这意味着你可以使用标签(例如,#营销,#即将到来的网站重新设计,或#反馈)在不同的渠道组织你的团队聊天。

然后,用户可以向相关渠道/团队聊天发送消息、文件和信息。所以,你不需要去查找邮件里的文件或者某个项目的重要更新,你可以直接进入项目的Slack Channel,在那里,每一次聊天、文件共享和信息交换都被分类和组织在一个易于搜索的位置。

除了频道,Slack还提供私人消息、语音和视频通话功能,并与各种商业应用2021欧洲杯竞猜规则(包括Office 365和谷歌Drive)集成。

Slack的免费计划提供了许多功能,但如果你想充分利用该平台的全部潜力2021欧洲杯竞猜规则,你需要升级到他们的付费计划之一(这是一种免费服务)每月从6.67美元兑美元开始)。

4.抱怨

如果你用的是Office 365,你会想去看看的抱怨这是微软为企业开发的远程协作和社交网络工具,它允许远程团队进行小组和一对一的对话,并且很容易在这些对话中共享和编辑文件。

Yammer还可以让企业更容易地与他们的团队进行大规模的沟通和协作,提供最多可容纳1万人的实时会议和活动功能。2021欧洲杯竞猜规则因此,如果您有一个大型或不断增长的远程团队,这个平台可能是一个很好的选择。

Yammer对Office 365的用户也是完全免费的——所以如果你已经在使用Office 365,那么开始使用这个软件是很容易的。



项目管理

项目管理全部是关于停留组织和最重要的:您需要知道谁在管理每个任务,任务的状态以及将完成后的状态。

您还需要访问所有的项目可交付成果,并在需要时将这些可交付成果组织起来,便于查找。

项目管理软件可以帮助您保持项目的组织性和正轨—即使您的项目合作者不在同一个地点工作。

但是,您应该使用什么软件来保持远程项目的组织、按时并朝着正确的方向发展呢?

让我们深入了解一些适合远程团队的最佳项目管理应用程序。

5.FreshBooks

新鲜簿最为称为小企业的云会计软件。但是新鲜的预订平台还提供了一个在线协作功能,使远程团队能够轻松管理和与项目合作 - 使其成为远程团队的伟大项目管理工具。

有了FreshBooks易于使用的在线协作工具,你可以用集中的文件存储来组织项目沟通、文件和交付物;邀请员工、承包商和客户就现有项目进行交流;并且可以通过FreshBooks移动应用程序轻松发送项目更新。

此外,当你在FreshBooks中管理项目时,很容易跟踪工作时间、发票和账单——所有这些都来自一个中心平台。

FreshBooks提供了一个天的免费试用(无需信用卡!),与计划从每月15美元

6.Trello

Trello是管理远程团队项目的好方法——特别是如果您的团队认为自己是可视化学习者的话。

Trello,你使用板卡和列表来组织你的项目。你在一个板上组织项目,在卡片上分配个人任务,并将这些卡片组织到列表中。

然后,随着项目的进展和任务的完成,团队成员可以将他们的卡片转移到不同的列表(比如“要做”、“在进行中”和“已完成”)。

实际上看到项目的状态和进度可以是团队的激励工具 - 商业主人很容易查看团队成员正在研究哪些团队成员,每个任务的状态以及它们可以预期完成任务时的状态。

Trello提供了一个免费的计划,但是每个团队只能有10块板子和10MB的文件附件。为了获得额外的功能(包括无限的板,更大的文件附件和应用程序2021欧洲杯竞猜规则集成),你需要升级到Trello的支付计划起价为每个用户每月12.50美元。

7.体式

如果你正在寻找一个项目管理软件,使工作和合作的项目,而远程简单,直接和流线型,你肯定想检查体式

此项目管理工具拥有与远程团队组织和协作项目所需的一切:您可以创建共享项目、邀请团队成员、分配任务和期限,以及管理和组织交流。

Asana还可以让你以日历模式查看任务,这样你和你的员工就可以随时掌握即将到来的截止日期。它还在截止日期临近时向您的团队发送提醒,利用工作流自动化来确保满足截止日期,并按时完成项目中的每项任务。

Asana的基本计划是免费的,最多支持15名团队成员;如果您有一个更大的组,您将需要升级到一个平台保费计划以获得整个团队的访问权,起价为每个用户每月10.99美元。

8.Evernote

EvernoteEvernote是一个最著名的笔记工具,但因为Evernote允许你在小组笔记本上协作,它也可以用于远程项目管理。

你可以为不同的项目创建不同的笔记本,写并组织相关的项目笔记,邀请你的员工合作,并创建项目待办事项列表,以确保每个人都在正轨上。

Evernote还允许用户将书面笔记转换成数字格式,并将其存储在相关的项目记事本中——如果你的团队喜欢即时记下笔记,那就完美了。

Evernote有一个免费计划,但它只能在在线时与两台设备同步——所以如果你想使用它与你的团队进行远程协作,你可能会想这么做升级到付费账户,起价为每月9.99美元。

文件共享

当您进行远程工作时,您和您的工作团队将需要共享文件——有时,这些文件可能很大、很敏感,或者两者都有。

在这种情况下,您最不想做的就是将文件作为电子邮件附件发送。不仅上传和下载的时间很长,而且通过电子邮件发送敏感文件也不是最安全的信息分享方式。

这就是文件共享进来的地方。文件共享工具使您和员工能够创建,存储和共享包含其他远程团队成员的文件 - 无需附件。

但是市场上有哪些必须尝试的文件共享工具呢?

让我们来看看一些最好的文件共享平台,您可能希望利用这些平台与您的业务中的其他人共享文件。

9.谷歌驱动

当您的员工远程工作时,您希望能够轻松地在各种文件类型上共享和协作——而谷歌Drive使您能够做到这一点。

谷歌驱动在美国,你可以创建并存储各种文件类型,从文档到电子表格再到幻灯片,然后授予你的团队编辑权限(通过自定义链接),这样他们就可以实时地对文件进行审查、修改或协作。

谷歌Drive还可以跨设备同步(只要这些设备是在线的),所以你的远程工作者可以访问他们需要的文件,无论他们在哪里或他们正在使用什么设备。

谷歌驱动器包括作为一部分谷歌工作区-所以如果你已经在你的业务中使用谷歌,这显然是与你的团队共享文件的首选。

10.Dropbox

如果您正在寻找一种与您的团队共享文件的格外安全的方法,您可能想要尝试一下Dropbox。Dropbox是一个文件存储和共享平台,它提供了一系列安全功能(包括双因素认证、颗粒共享权限和远程设备滑动),以确保你的文件只有你想要访问的团队成员才能访问2021欧洲杯竞猜规则。

根据您需要的存储空间和特性,2021欧洲杯竞猜规则Dropbox的商业计划起价为每个用户每月17.50美元,最多可容纳25名用户。

11.罪名

如果你正在分享大量的视觉资产,你可能想要给予罪名一试。Filecamp是另一个数字资产管理工具,它允许您与您的团队存储和共享各种创造性资产,包括视频、照片和演示文稿。

Filecamp还允许你使用公司的logo、颜色和背景图片来定制文件共享软件的后端,这可以为你的团队创造更个性化的品牌体验(当你的团队在远程工作,可能会感觉与你的品牌无关时,这一点尤为重要)。

Filecamp定价根据你的团队需要的存储空间和功能而不同,计划起价为每月29美元。2021欧洲杯竞猜规则

头脑风暴

一些最好的商业想法来自头脑风暴。这是贵公司最佳思想的机会,共同合作,分享想法和弄清楚改善和创新业务的最具创造力,有效和成功的方式。

无论是改进你的客户支持流程,帮助你的客户看到你的新服务提供的潜力,还是想出一个不能错过的新产品的想法,结果都可能是很棒的。

但是,当你不能与与你分享想法的人分享空间时,头脑风暴就很难进行。或者,我们应该说,这很艰难,直到这些虚拟头脑风暴平台进入市场。

让我们来看看一些必备的远程头脑风暴应用程序,以帮助激励您的船员最好的合作思想。

12.Ideaflip

你曾经有过一个好主意,然后把它写在便利贴上吗?Ideaflip将这个概念带到数字空间,创建一个易于使用的虚拟板来承载你和你的团队的想法。

通过Ideaflip,您和您的团队可以将您的想法写在虚拟粘滞便笺上,分享在您的思想空间中,并合作实时地改进这些想法。由于IdeaFlip具有桌面和移动应用程序,您可以随时随地与您的团队托管一个头脑风暴。

Ideaflip允许新用户免费创建最多三个板(每个板邀请两个客人),但一旦你用完了你的免费板,你就需要注册一个基本的计划,从每月9美元。

13.MindMeister

思维导图是一种非常有效的头脑风暴技术,可以让你的团队以视觉的方式沟通、精炼和连接他们的想法MindMeister让你的团队在网上做思维导图。

有了MindMeister,你的团队可以利用思维导图的形式进行协作、头脑风暴、记笔记、计划项目,并实时完成其他创造性任务。而且由于MindMeister是基于网络的,你的团队不需要下载软件或担心更新。

迄今为止,这款数字思维映射软件有超过1400万人集体风暴15亿人的想法。

MindMeister有一个免费计划,允许你创建最多三个思维导图;从那里,你需要升级到个人、专业或商业计划。(美元定价分别为每月4.99美元、8.25美元和12.49美元。)

14.Conceptboard

Conceptboard是专门为远程团队构建的头脑风暴和可视化协作应用程序。当你和你的团队在数字画布上添加内容时,它就会不断扩展。Conceptboard还拥有许多功能,可以让你在远程工作时进行实时头脑风暴更有效,包括屏幕共享和视频聊天。2021欧洲杯竞猜规则

根据团队的头脑风暴需求,Conceptboard有免费和付费两种计划(起价为每个用户每月7.5美元)。

设计

设计是一个过程。通常情况下,如果你想为你的公司确定一个设计,它必须经过多个员工、多个迭代和多轮反馈。

但当你的员工不能一起完成设计过程时,这个过程就会变得很困难。幸运的是,他们不必在同一个地方合作设计——他们只需要正确的远程设计平台。

让我们来看看一些设计平台,它们能更好地实现远程工作人员之间的协作设计。

15.帆布的团队

当您的团队在远程工作时,设计过程可能会很棘手。但是Canva for Teams,一个易于使用的设计工具,可以让这个过程变得更容易,它有许多功能,可以让大大小小的设计团队从一个共享的、单一的平台上创建、编辑和访问他们的设计。2021欧洲杯竞猜规则

这个设计2021欧洲杯竞猜规则平台的关键功能包括实时协作,允许您的团队共同设计、分享和获得反馈,并在跨设备同步设计时实时编辑;访问Canva的设计资产数据库(其中包括成千上万的照片和模板);将你的设计组织到Canva文件夹的能力,使你a)知道设计的确切位置,b)可以找到正确的设计时,你需要他们;安全的共享功能让这一切变得更容易让您的团队更安全地协作和共享设计。

帆布职业有免费和付费计划,付费计划起价为每个用户每月12.95美元。

16.InVision

如果你的设计需求更多地集中在产品设计领域,那么你一定要看看InVision平台。这个工具拥有您需要的一切,以促进产品设计过程。

InVision徒手画的,你的团队可以使用该应用的用户友好的数字白板来进行头脑风暴和实时协作——然后把这些想法拿来使用构建产品原型在这里,他们可以收集来自团队的反馈,并在与开发人员分享之前利用这些反馈来更改和改进设计。

InVision既有免费和优质计划该公司的保费计划起价为每个用户每月9.95美元。

时间管理

时间管理是有效偏远工作的关键部分。你和你的工人需要知道何时何时何时工作(特别是如果他们在其他时间区),他们如何花时间,以及如果在哪里有机会更好地管理您的时间。

这就是时间管理应用的用途。正确的时间管理软件可以让你和你的工作人员更有效地工作,更好地利用你的时间,更好地处理你的时间表。

让我们来看看2021年远程工作的最佳时间管理工具。

17.世界时间伙伴

当你的团队分布在全国或世界各地时,计划会议可能会很困难。世界时间伙伴是一个免费的世界时钟和时区转换器,允许您轻松地比较时区,以找出与您的分布式团队连接的最方便的时间——然后生成一个链接发送给您的团队,让他们知道您将在他们的时区开会。

So, instead of trying to figure out the best time to connect with your employees in Dallas, Toronto and London (and what that time translates to in each time zone), or wondering if it’s appropriate to email your employee on the other side of the world at 1 p.m. your time (which, for all you know, could be 1 a.m. their time), World Time Buddy will do the work for you.

18.Calendly

如果您想要一个更全面的工具来安排与远程团队的会议,那么您应该检查一下Calendly

这个免费预约设置和调度应用允许团队中每个人都要创建一个自定义链接,其他的团队成员可以使用它来安排会议(没有必要来回邮件!)——该链接只会让收件人安排时间与用户的可用性,时区和会议之间所需的缓冲时间。

随着日历,您的远程团队将永远不必担心双重预订本身,在其他时区的团队成员与团队成员在不方便的时刻进行调度会议,或者在没有一分钟之间的背靠背的会议。

19.Toggl

当你在办公室工作时,很容易看到你的团队是如何利用他们的时间的。但是当你在不同的地方工作时,你就很难知道你的团队在做什么,工作多长时间,这就会导致生产力的急剧下降。

一个有效的时间跟踪工具可以帮助您更好地管理您的团队的生产力。但是哪种时间跟踪工具最适合远程团队呢?

输入Toggl。Toggl是一个易于使用的时间跟踪工具,可以让你的团队跟踪他们是如何花费时间的。从那里,您可以下载报告,以查看您的团队如何花费他们的时间,确定更好的时间管理机会,并帮助调整他们的时间表以最大限度地提高生产力。

Toggl的基本计划是免费的,但它更针对自由职业者和独立创业者。如果您想使用Toggl来支持远程团队,那么您就需要这样做升级到他们的计划之一,起价为每个用户每月10美元。

每周节省11个小时

请记住 - 这些工具只有在您制作时的有效

显然,远程协作工具是一个必须的工具——对于增强团队的最佳工作能力,以及在团队远程工作时保持业务发展都是如此。但是远程协作工具只有在您和您的团队制作它们时才有效——如果您希望它们有利于您的团队和您的业务,您必须在如何和何时使用它们时具有战略性和深思熟虑。

例如,数字通信应用程序是向你的团队发送快速信息的好方法,但它们不适合更深入或更严肃的对话。基调可能会被误解,内容可能会在翻译中丢失,最终你可能会给自己或团队成员带来过度的压力。

或者,再举一个例子,项目管理工具在组织项目和给远程团队成员分配任务方面非常有用——但如果你的团队中有人不清楚他们的职责或对任务有疑问,而不是在应用程序中来回发送消息,安排一个电话或视频会议是一种更快更有效的方式来达成共识。

底线?当您使用远程协作工具时,了解它们如何支持您的团队和业务是很重要的。但了解它们的局限性也很重要——必要时安排与你的团队进行更个性化的对话(通过电话或视频会议)。

使用这些远程协作工具将您的业务和团队带到下一个水平 - 无论是跨城镇,全国各地还是全世界

有了正确的工具,您就可以使您的团队成员更具创造力、生产力和协作精神——无论他们在哪里工作。现在,您已经了解了用于分布式工作者的不同类型的协作工具,您已经拥有了为您的团队构建完美的远程工具套件所需的一切——并将您的业务带到流程的下一个层次。

本帖于2020年11月更新。



关于作者

自由撰稿人Deanna Debara是一家专门从事商业和生产力主题的企业家,演讲者和自由作家。当她不忙于写作时,她喜欢和丈夫和狗一起探索太平洋西北部。查看更多她的工作,了解有关她的服务的更多信息deannadebara.com