自诩为税务呆子的格雷厄姆是如何一年节省44小时的税务准备时间的

随着合伙企业的会计需求变得越来越复杂,格雷厄姆·普(Graham Pugh)在FreshBooks和Bench簿记中找到了一个简单的解决方案。


税务呆子案例研究边栏Graham Pugh和Matt Jordan在华盛顿为能源部和国务院的气候谈判小组工作了10年之后,决定在创新的清洁技术领域寻求创业。2018年,他们创办了自己的清洁能源咨询公司,推动清洁能源合作伙伴

推动清洁能源合作伙伴利用与非政府组织和援助组织建立的关系,解决世界各地的清洁能源挑战,制定清洁能源政策和项目。如今,他们的虚拟团队也雇佣了三名国际承包商。

我们和Graham视频聊天,讨论了一个独特的资金跟踪问题,为什么他这么喜欢做他的税收,以及一个非常重要的团队成员:Abby。

FreshBooks第一次引起你的注意是什么时候?

格雷姆:我第一次开始使用FreshBooks我从2017年开始独立经营。当时,我需要时间跟踪软件,但很高兴地了解到他们中的一些人也做会计。

我最初尝试了QuickBooks,发现它对我的需求来说太过了。这太复杂了。我不是会计,但我觉得我需要知道借方和贷方,才能使用它。接下来我尝试了FreshBooks,我发现它很直观。我可以轻松地进行时间跟踪、费用跟踪和给客户发发票。对于我个人来说,这就是我所需要的。

当我开始与FreshBooks合作时,我就知道FreshBooks会是我们的首选工具。我们还将其用于时间跟踪、开发票和费用,特别是当我们希望将这些费用传递给客户时。但随着我们对合作伙伴关系的需求变得越来越复杂,我需要更多专门的记账支持。

格雷厄姆的家庭办公室税务书呆子

格雷厄姆在他的家庭办公室努力工作。

为什么你的合伙人关系变得如此复杂?

格雷姆:目前,我们正在英国伦敦开展一项大型慈善合同,名为儿童投资基金基金会(CIFF),位于英国伦敦,名为儿童投资基金基金会(CIFF)。我们正在为他们建立一个清洁能源中心,这是一个关于如何在世界各地不同的国家实施清洁能源的在线服务。这项为期两年的资助将于2021年9月到期。

这对我们来说是一个特殊的情况,因为我们以前从来没有管理过一笔资金。我们有一大笔钱,我们用加班来支付我们自己和承包商的工资,但这不是实现收入。从税收的角度来看,这不是一个实现的收益,直到我们真正为它开具发票。这使得我们的会计变得有点复杂。我决定研究记账服务因为我们必须向授权机构报告我们的财务状况。

我着眼于与FreshBooks整合的东西,因为当这些东西一起工作时,它会变得更容易。就在那时我发现了板凳上记账。在获取收入和支出的会计目的方面,我们现在依赖Bench。我们从2019年夏天开始使用这些资金,管理这笔资金一直是我们的优先事项。

所以拨款让你的书更复杂。班奇做了什么你没时间做的事?

格雷姆:为了向我们的授权机构报告,他们希望看到某些类别的事情。当我们开始使用Bench时,我们预先花了一些时间来定制所有这些类别。另外,我们需要让我们的Bench簿记员了解这些类别存在的原因以及如何在马特和我之间分配拨款收入。

根据收入和支出进行定制的能力是使用Bench的真正优势。Bench还有一个非常有用的标记功能,因为我可以标记特定的收入和支出是属于我,Matt,还是我们两人共有。

现在你已经在Bench工作了2年(而且还在增加),你对自己的纳税季数据有多大信心?

格雷姆:2019年,我们必须弄清楚如何处理拨款收入和递延收入。去年,为了确保及时应对2020年的税收问题,补账工作要复杂得多。

尽管我把自己描述成一个税务呆子(我真的很喜欢所有与税收有关的东西!),但那是我第一次在这种更复杂的安排下做税务工作。

今年,我很高兴地告诉大家,我们和簿记员建立了一个很好的惯例。现在我一个月要花2个小时来开发发票和记账。如果没有FreshBooks和Bench,我每个月的工作时间很容易就会翻倍,每年就会多花24个小时。

我认为真正的节省是在这个交税的季节。每年,Bench都会发送一份年终财务报表,包括资产负债表、损益表、试算平衡表和总账。2020年底,当我从Bench那里拿到我的财务计划时,它完全符合我的预期。通过自动导入费用,并在Bench中正确分类,我至少节省了20个小时的手工劳动。能够看到这些报告,真的给了我信心,一切都处理好了。

艾比猫税收呆子

这是艾比,公司的猫/动物支持/办公室行政。

你明年还打算自己报税吗?

格雷姆:我喜欢自己报税。我的商业伙伴完全相反,他一直问我什么时候让别人来做!当你为一个更复杂的结构准备你的税收时,肯定会有一笔前期投资,但我已经和Bench做过跑腿工作了。在这一点上,我想我现在已经很好地搂着它了。

我从自己纳税中获得的价值是,我更好地了解业务,这有助于我成为一个更好的企业主。这是一种无形的利益。

我听说艾比是团队中非常重要的一员。你能介绍一下我们吗?

格雷姆:我们一直是一家远程公司,但在家办公肯定有其挑战,特别是在COVID-19期间。幸运的是,我有一只名叫Abby的猫,它非常温暖和粘人,每天都在我身边。作为公司的官方猫/支持动物/办公室行政,你会经常发现她在我所有的视频电话(像这个)!



关于作者

FreshBooks高级内容营销经理丽莎对小企业的成功充满热情,曾为数百家加拿大初创企业和企业家管理过融资项目。她目前是FreshBooks的高级内容营销经理。