商务中三种不同的沟通方式,以及何时使用它们

在商业中,你如何沟通和你沟通的内容一样重要——你使用的方法可以在很大程度上提高你专业沟通的有效性。


沟通是成长业务的最重要部分之一。为了增长和规模业务,您需要能够与您的团队,客户和您的社区有效地沟通。

但并不是所有的交流都是平等的。在商业中有很多不同的沟通方法,如果你想让你的生意兴旺,你需要能够通过这些方法进行有效的沟通(并且知道在哪里和什么时候利用每种方法)。

拥有一种有效的沟通方式一直是经营一家成功企业的重要组成部分。但在过去的一年里,由于COVID-19的影响,我们习惯的许多沟通方式(如面对面会议或对话)都无法使用,企业所有者不得不依赖其他沟通形式(如Zoom)来与团队和客户联系,这一点尤其重要。

你在业务中掌握的沟通方法越多,你和你的团队就越能成功地与彼此、客户和客户建立联系和沟通——即使像COVID-19这样的弧线球使沟通变得更加困难。

所以问题是,您的业务有哪些通信方式,您如何利用它们在2021年及以后产生最大的影响?

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言语交际的方法

没有交谈,你就无法进行交流。

口头沟通是业务中最常用的沟通形式之一 - 它有意义。Talking (whether that’s in a face-to-face interaction; a “face-to-face” interaction, like a video chat; or a phone call) is one of the most natural and comfortable forms of communication for many people—and can feel more personal, collaborative and engaging than other methods of business communication.

您可以在业务中使用的一些不同类型的口头通信包括:

  • 议题会议
  • 虚拟会议
  • 电话
  • 口头演讲
  • 培训(虚拟、现场或视频)
  • 头脑风暴会议
  • 反馈会议
  • 绩效考核

语言交流的一个主要好处是,它是一种很多人都熟悉和熟悉的交流方式。而且因为很多人在口头表达自己和听别人的口头表达时都很自在,这可以使交流更容易。

通过口头交流也更容易准确地传达你的信息。当你和别人说话时,他们可以听到你的语调,这可以帮助他们更好地理解你的信息。

同样的解释是以书面形式的沟通形式提供,如电子邮件,文本或松弛消息 - 这可以增加人们可能会错过你所说的内容或意图的机会。

语言沟通是理想的沟通方法,在各种情况下,在商业,包括:

  • 当提供反馈。如果你不得不给某人反馈——尤其是负面的或具有挑战性的反馈——最好是口头交流(如果可能的话,面对面视频聊天,或者在安全的情况下当面谈)。当你进行一次真正的反馈对话时——而不是发送反馈邮件或信息——更容易表达同情和理解,这可以让收件人不再处于防御状态,并帮助你更有效地传递你的信息。
  • 当清晰很重要的时候。正如前面提到的,因为在书面交流中很难捕捉到语气和上下文,有时在电子邮件、信息或文本中会迷失一些东西,所以如果你需要绝对清晰地交流,通常最好是口头表达。(交谈还能让人们实时提问——这也能增加他们对你信息的理解。)
  • 当建立连接。口头交流——无论是当面见面(当然是在疫情爆发后),还是打电话聊天,或者进行一次变声通话——通常感觉比书面交流更私人。所以,如果你真的想要建立或加强与你的团队、客户或客户的联系,语言交流通常是你最好的选择。


书面交流的方法

有时候,最好是说出你在工作中需要说的话,而有时候,最好是把你需要说的话写下来。

书面沟通与商业中的口头沟通一样共同,特别是当您在不同地点的团队成员,同事,客户或客户端(在Covid-19期间,几乎每个业务的戒指都是如此)。

您可以在您的业务中使用的一些不同类型的书面通信包括:

  • 电子邮件
  • 短信
  • 数字信息(如Slack或微软团队)
  • 提案
  • 合同
  • 培训手册

在商业环境中,书面交流有很多好处。把事情写下来可以帮助你组织你的想法,确保你的信息是清晰的,完整的和彻底的——对于很多人来说,这在口头交流中是具有挑战性的。

在商务活动中使用书面交流也会使你们之间的交流记录下来;例如,如果你与客户交谈,你说你将在30天内交付项目——但他们后来声称你说的是14天——没有真正的方法让对话变得清晰。

另一方面,如果你在电子邮件中设定了项目的截止日期,你就会有一份书面记录——如果你和客户在截止日期上有争议,你也可以很容易地引用这份书面记录。

在很多情况下,书面交流也比口头交流更容易。例如,假设您需要与营销经理共享一个快速数据点。您可以通过电子邮件或数字消息几乎立即发送该数据点——而通常需要更多的时间和精力来追踪您的营销经理(无论是在您的办公室、通过电话还是通过Zoom)并口头传递该信息。

书面交流在各种商务场合都是一种非常有效的交流形式,包括:

  • 当你需要这个人在以后的时候可以参考你的交流。有时,你想要或需要一个你的商业交流记录;例如,也许你和客户端设置项目率和想要你的同意率文件由于法律原因,或者你有给你的一个详细的项目说明员工,希望他们能够引用这些指令项目的整个过程。在这种情况下,把事情写下来是最好的办法。
  • 当你与某人在不同的地方沟通时。If you’re communicating with someone in a different location, sending an email or Slack message can be a much easier and more effective form of communication—particularly if that person is in another time zone, and finding a mutually convenient time to connect on a phone or video call proves challenging.
  • 当你在非工作时间与你的团队沟通时。有时候,你会在某个晚上或周末与团队成员分享一些事情。但给他们打电话或视频聊天可能会让他们觉得有侵犯性,妨碍他们维持健康的工作与生活平衡。发送电子邮件或书面信息,并明确说明他们不需要立即回复,这样可以让他们在自己的时间回复,这样可以减少对个人时间的干扰。

非语言通信方法

你说的话很重要。但事实是,大多数沟通都是非言语-从面部表情到肢体语言,再到说话时的手势,所有这些都能传递出比你实际在说的话更强烈的信息。

例如,假设你和你的一名员工说话,“你做得很好处理X​​YZ项目。”While you might say they’re doing a great job, if your brow is furrowed, you’re frowning and your arms are crossed, your nonverbal communication is sending a different message—and, chances are, that employee is going to question how well you think they’re actually doing.

一些倾向于进行强烈交流的非语言线索(不管它们与什么语言词汇搭配)包括:

  • 双臂交叉:当你的双臂交叉在一起时,你会显得很封闭或有防御性——即使你在说你是开放的。
  • 皱眉和/或皱眉:无论你的口头留言如何 - 如果你脸上有愤怒的表情,那就没关系了,它不会像积极的那样遇到。
  • 眼神交流:当您在与某人谈话时保持一致的目光接触时,您往往会遇到参与,真实和诚实。当您避免眼神接触或不断转移您的凝视时,那些非语言线索可能会发送您不舒服,紧张或不诚实的信息。

关键是,你的非语言交流和你的语言一样大声。因此,如果你想在你的业务中促进有效的沟通,重要的是要知道这些非语言线索正在发送什么样的信息。

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有效沟通的提示 - 了解使用哪种沟通方法

如果你想在你的业务中促进有效的沟通,了解所有三种沟通方法,以及如何以及何时使用它们是很重要的。

但你要怎么做呢?以下是一些技巧,可以在你的业务中更有效地利用这三种沟通方法:

  • 使用镜子熟悉您的非语言通信线索。非语言暗示在交流中与言语一样强烈。所以,如果你想在你的业务中成为一个更有效的沟通者,你需要获得你的非语言提示的意识——那么最好的方法是什么?一面镜子。下次你要在工作中交流一些重要的事情时,事先在镜子前练习你要说的话,并注意你的非语言线索,比如你的面部表情和肢体语言。通过注意你的非语言暗示,你可以确保它们与你所说的相一致——如果不是这样,在你口头传达信息之前努力改变它们。
  • 要求反馈。有效沟通并没有一个通用的定义。所以,如果你想在你的业务中培养更有效的沟通,问问那些重要的人——你正在与之沟通的人。就你的沟通方式和方法征求反馈,可以让你对如何提高公司内部的沟通有更有价值的见解。例如,您可能会要求员工对您的培训模块进行反馈——并发现他们更喜欢视频培训而不是书面手册。或者你可能会给你的客户发送一份反馈表格,然后意识到他们发现你的客户服务数字聊天没有人情味,更愿意与代表进行电话交谈。关键是,有效的沟通取决于你的沟通对象——所以如果你想让你的商务沟通更有效,直接问你的沟通对象你如何能使它更有效。
  • 问问你自己,“我想怎样接受这样的信息?”If you’re not sure what method of communication you should use to send a message—whether that’s to your team, your customers or your clients—asking yourself how you’d like to receive that message can help you gain clarity on what the most appropriate method might be in that situation. For example, let’s say you’re gearing up to deliver challenging news to an employee. If you dig into how you’d want to receive the communication and realize that you’d find it impersonal in an email, chances are, your employee will, too—and it’s better to deliver the news in a verbal conversation.

使用这些沟通方法来提高你的业务效率

有效的沟通是成功经营企业不可或缺的一部分。现在,你已经了解了不同的沟通方法(以及它们在你的业务中可能发挥的作用),你就有了一切你需要的东西,在工作中培养更好、更有效的沟通,并看着你的业务蒸蒸日上。



关于作者

自由撰稿人迪安娜·黛芭拉是一位企业家、演说家和自由撰稿人,她擅长商业和生产力方面的话题。当她不忙着写作时,她喜欢和丈夫和狗一起探索太平洋西北地区。查看更多她的工作和了解更多关于她的服务deannadebara.com