您应该实际地保留您的美国商业纪录多长时间?

现在是摆脱旧文书工作的正确时间吗?


但您真正需要长时间才能保留您的业务记录?事实上,您可以从纳税申报表和费用收据中彻底淹没,到发票,取消支票,工资记录,银行陈述,会议记录 - 列表继续。

无论您是否拥有有条理地存储在档案柜中或在桌面抽屉中藏在视线中的一切,你可能都要求自己,我真的需要保持所有这些吗?

记录保持并不好玩。在税收世界之外,几乎没有规则和究竟应保留的任何指导以及多长时间。传统智慧谈到文档是“比抱歉更好。”

然而,而不是储存一切,更聪明地拥有一个整体计划,以保持您的记录来确保您保留重要的东西。

所以我对你有一些关于录音的建议。

请记住,以下是一般指导,而不是最后的词。您的会计师或税务顾问可能对您的情况有不同的建议。

营业纳税申报表

您需要悬挂您的营业纳税申报表以及所有支持文档,直到您不能为该纳税年度审计。在美国,美国国税局要求公司从税收申报时至少3年营业税申报表。

But don’t crank up the paper shredder on Year 3. The IRS also says that it can come after your business for failing to report income for up to 6 years after filing and for up to 7 years if you took deduction on a bad debt. That’s why most accountants recommend that you hold on to your tax return and all supporting documentation for seven years from filing. You can read more about theIRS的文件要求在这里

工资税税务记录

如果您有员工,IRS建议您将所有就业税务记录留出至少四年,或者从支付税收或提交返回时(以较晚的方式为准)。这些记录包括时间表,员工信息和惠益分享付款。



员工记录

除员工税收信息外,您还应保留所有员工,当前或前任的人力资源文件。欧洲杯2021足彩20038期预测这些记录包括恢复,作业应用程序和描述,性能审核,绩效审核和任何员工文件中的任何内容。

专家建议您在员工离开或被解雇后至少七年保留这些文件。此外,如果员工在工作中受伤,则应在工人的赔偿后长达十年的任何相关记录。

求职者信息

在美国,有几项适用于的联邦反歧视法律记录和招聘。例如,VII,美国残疾人法案(ADA)以及就业法案(ADEA)的年龄歧视,如果您的业务超过一定规模,则所有影响如何处理您的招聘记录。

对于标题VII和ADA,您有15名或更多员工的要求踢出;这是Adea的20名或更多员工。如果您的公司符合这些要求,您需要在招聘决定之日起至少一年的每个职位保留所有招聘记录。

所有权记录和其他主要业务文件

有一些文件需要无限期地保持。这些包括您的公司组建文件,例如纳入章程(用于公司)和组织章程(适用于LLC)。

如果您是公司,您还需要保留任何董事或股东会议分钟和股票参数账。其他重点所有权和业务文件应永久地保留,包括契约,标题,财产记录和任何合同。

财务记录

银行陈述,信用卡声明,取消支票,支付发票和其他财务信息迅速堆积。

威尔士阿尔巴尼亚比分直播会计师通常会建议企业保留其银行账户和信用声明7年。但是,如果您的月度陈述不提供任何税项或其他业务目的,您可以考虑在一年后进行粉碎,并在手头持续7年。

纸与电子记录

站立

在数字世界中,记录保留更简单 - 少花了很多物理空间!美国国税局已确定电子记录与造纸原件相同。在某些情况下,电子是优选的,因为纸张收据可以褪色并随着时间的推移变得难以辨认。但是,如果您更愿意以数字方式存储所有文件,请随时这样做。

但是,一个小心的一句话:很容易依赖您的金融服务提供商(如您的银行或信用卡公司)来访问您的帐户信息和历史记录。例如,您可能会登录您的在线帐户以查看每月或年份陈述。

请务必查看每个帐户的条款,看看他们保持历史记录多长时间。如果它短于7年,您可能需要下载并保存年度声明,以便在手头进行纳税。

最后,请记住,您需要保留原件的重要文档。这些是格式,营业执照,伙伴关系协议和任何签署的合同等物品。

许多公司在公司合体中存储此类文件。将粘合剂放在安全的空间中(即使它只是收集灰尘)。它是您想要销售公司或参与审计或诉讼时将要要求的第一件事之一。



关于作者

自由撰稿人Nellie Akalp是一个充满激情的企业家,小型商业专家,专业发言者,作者和四个母亲。她是创始人兼首席执行官corpnet.com,在线法律文件备案服务和认可的Inc.5000公司。在Corpnet,Nellie协助所有50个州的企业家启动业务,并入申请LLC,并申请商标。她还为任何企业家提供免费的业务合规工具。连接nellielinkedin.