可报销费用的完整指南

主人可报销的费用,这样你就不会把钱留在桌上了。


作为一个小企业主或自由职业者,在做项目的时候为客户支付费用是很常见的。这些就是所谓的可报销费用,向你的客户收取这些费用是完全可以接受的。

不过,关键是要确保您的发票不会让客户感到意外。否则,你可能很难拿到你的钱,更糟糕的是,你可能会过河拆桥。

要了解更多关于可报销的费用以及如何向客户收取费用,请阅读这篇完整的指南。在这本书中,你会学到:

会计不是你的激情所在
  • 什么是可报销的费用
  • 可报销费用的例子
  • 如何正确地记录和跟踪它们
  • 如何为他们的客户收费
  • 收集它们的最佳实践

什么是可报销的费用?

也被称为可计费费用,可报销费用是你在交付工作时代表客户发生的费用。

可报销的费用也有其独特的商业特征——也许你需要为客户的项目参加会议,并为酒店付费——为了证明这些费用是合理的,你通常需要提供收据形式的证据。无论哪种情况,它们都是可以报销的,因为它们是自费的,而且你可以向你的客户收取费用。

对于员工来说,决定哪些费用可以报销通常要容易得多,尤其是公司通常会提供明确的指导方针。

对于自由职业者来说,这并不是因为没有明确的指导方针。因此,费用报销有点复杂。确定哪些是可以报销的是很棘手的,你甚至可以选择不让你的客户支付某些可以报销的费用。

例如,你可能不会向你的客户收取互联网费用的一部分,即使在很多情况下这些费用是可以报销的,特别是在旅途中发生的费用。

一般可获发还款项的例子

为简单起见,下面是一些常见的可记账费用的例子。记住,这些费用并不是在所有情况下都可以报销的。你需要评估每种情况,用一些常识问问自己:

  • 完成这项工作需要这笔费用吗?
  • 向我的客户收费合理吗?
  • 我是为我的委托人而招致它吗?

如果你对这些问题的回答是肯定的,那么很可能是可以报销的。如果你不确定,跟会计,簿记员,或有记账费用经验的朋友谈谈。正如你以后会看到的,一旦你确定一项费用是可以报销的,确保你的客户知道你会为此向他们收费。

较小的可报销费用例子

你可能会为你的客户承担一些小的费用,这些费用在项目开始时是没有计入的。这些费用包括印刷、咖啡、甚至邮费和邮费。

也许,在最后一分钟,你的客户要求你将最终产品快递给他们,而你现在必须支付邮费。如果这没有包括在前期的项目费用中,这一费用可以作为临时费用报销。

或者你可能招致了海外电话费或网费。例如,作为一名作家,你在进行采访、抄写和撰写文章时可能有一个固定的费率。这个价格可能不包括通讯费用——也许你使用Skype。在这些情况下,你必须充值你的Skype信用额度。通信费用现在可以报销了。

尽管这些费用很小,但加在一起就会有很多,所以明智的做法是追踪并重新开出账单。

更大的可报销费用例子

然后还有更大的可报销费用,如旅行,其中包括膳食、娱乐、住宿和交通(出租车、航空旅行等)。

如果你经常出差处理客户事务,比如订酒店和下馆子,这些费用是可以报销的。显然,仅仅因为某些事情是可以报销的,并不意味着你就应该全力以赴(双关语)。通常你和你的客户事先会同意一个上限。

如何记录可报销费用

不管报销的费用是哪一种,追踪每一项都是至关重要的。这样,如果你的客户要求,你也有案底。你可以放心,你不会把钱放在桌子上。



最简单的方法是使用会计软件来记录可支付的费用。正确的会计软件将:

  • 自动跟踪你的费用——包括可报销的费用——不需要你动一根手指
  • 你可以用手机拍下收据的照片,然后立即上传到云端
  • 允许你将任何费用标记为可记账的,这样你就不会忘记向客户收费
  • 把缴税当作一件轻松的事,因为你将会有一份所有业务费用的详细记录

例如,FreshBooks就能做到这一切。它可以连接你的银行账户,然后更新你账户上的最新消费活动。

你所要做的就是检查这些费用的准确性,也就是说,它们被分配到正确的类别,如果它们是可以报销的,那么就是正确的客户。在那里,您可以附上收据并添加标记(如果适用的话)。

如何管理新书中的可报销费用

想了解如何在FreshBooks账户中创建和跟踪可报销费用的详细说明吗?

一旦你将费用记录为账单并且准备好向你的客户收费,使用你的会计软件来创建一个发票。如何创建发票取决于你所使用的软件。但在新书中,你会跟上这些步骤是重新记账的费用

定义-可报销的费用

收集可报销费用的最佳实践

仅仅因为一项费用是可以报销的,并不意味着你应该向你的客户收费。在计费之前,请遵循以下最佳实践。

1.事先商定哪些费用可以报销

为了避免尴尬甚至是愤怒的谈话,在开始一个新项目的时候,要事先制定好哪些费用是可以收费的规则。

你可以在合同中设置自己的费用条款,或者询问客户对费用是否有规定。如果有疑问,就问。同时,要运用常识,从客户的角度来看待费用。

他们会认为这是一笔合理的开支吗?你不想因为客户认为你占了他们的便宜而失去他们。

2.列出各项费用并提供证明

即使你们已经就哪些费用可以报销达成了一致,你也应该尽可能详细列出并提供支持证据。即使你只在发票上加上一行“费用”,也要附上一张费用报告连同收据正本的图片及每笔收费的详情。

费用报告就是一份列明你的所有费用以跟踪你的支出,甚至包括适用的税务细节的报告。你的客户可能出于自己的会计和税务目的需要这些细节,而透明度将增强双方的善意。

3.在合理的时间内向客户开出账单

尽早向你的客户收取可报销的费用总是一个好的商业惯例。例如,你可以在这些费用发生时就把它们写在账单上。或者,您可以选择在项目结束时将可记账费用与最终余额一起提交。

越早给客户结账,你就能越早拿到钱。解决任何分歧(如果有的话)和回答问题也更容易。因为说实话,一年后还要记起任何具体的开支细节是很困难的。

4.了解税务方面的影响

当你扣除膳食下的费用时,根据美国国税局的规定,只有50%的报销费用是可扣除的。有些人必须为某些项目承担50%的非扣除费用,但不一定非得是你。

如果你的客户为你报销了费用,并为客户提供了足够的文件,那么客户必须承担50%的税款。

如果你想给费用加一笔保证金,你就得自己提出索赔,或将其登记为销货成本。齿轮)。

会计软件清单

这一信息适用于大多数情况,但在准备纳税时,你应该随时咨询熟悉你具体情况的专业税务顾问。

时刻记录你可报销的费用

为客户支付费用是经营企业不可或缺的一部分。只要确保你向客户收取费用——记住收取费用的最佳做法——这样你就不会损失利润。

记住:在给你的客户开账单之前,正确地记录这些费用,这样你就有一个准确的记录,不要忘记向客户收费,并且在需要的时候可以出示收据。FreshBooks让这一切变得超级简单。

有了FreshBooks,你可以自动跟踪你的支出,将收据拍照并存储在云端,将一项支出分配给客户,并将其标记为账单。从那里,简单地拉出账单费用到一个发票,并发送给你的客户,以获得付款。

开始使用2021 欧洲杯投注网址 今天来记录你可报销的费用。

这篇文章于2020年1月更新。



关于作者

自由职业者和FreshBooks客户尼克·达林顿(Nick Darlington)是FreshBooks的客户,也是一名小企业主,他在阳光明媚的南非的家中经营写作生意已经快四年了。当他不分享他关于如何成功经营、管理和发展一家小型服务企业的知识和经验时,他是在帮助有抱负的知名作家取得成功WriteWorldwide